Kā sašūt dokumentus ar diegu?

Tagi: #kreps #Line

Netīša dokumentu izjaukšana, viltošana, atteikšanās pārbaudīt vai uzglabāt, pieteikumu atgriešana neizskatītu – tās ir tikai dažas no nepareizi sistematizētas iekšējās dokumentācijas sekām. Lai izvairītos no naudas sodiem un citiem nevēlamiem starpgadījumiem, jums vajadzētu uzņemties atbildīgu pieeju programmaparatūras organizēšanai.

Noteikumi, kas reglamentē dokumentu sašūšanas ar diegiem normas

Nav GOST, kurā būtu detalizēts procedūras apraksts. GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana” nerisina programmaparatūras problēmu, lai gan daži avoti uz to atsaucas kļūdaini. Patiesībā jums ir jāvadās tikai pēc uzņēmuma iekšējās hartas, standarta instrukcijām biroja darbam no 2005. gada un Federālā arhīva rīkojuma Nr. 76 (no 2009. gada decembra). Interesējošā informācija ir sniegta 3.5.3. punktā un pielikumā Nr. 24.

Kas nepieciešams palagu šņorēšanai?

Lai veiktu procedūru, vispirms jāiepazīstas ar pavaddokumentāciju un tikai pēc tam jāturpina izvēlēties rīkus. Turklāt to veids bieži ir atkarīgs no konkrēta dokumenta biezuma un svarīguma. Tātad, rīkojoties ar ļoti plāniem papīriem, ir vieglāk izmantot adatu, ar vidēja izmēra - caurumotāju. Apjomīgu, blīvu mapju stiprināšana notiek, piedaloties skrūvgriezim un vidēji biezai virvei.

Parasti programmaparatūra tiek instalēta, izmantojot šādus vienumus un ierīces:

caurumotājs;
šķēres;
dūriena fails;
diegi vai pinums;
adata;
īlens;
līmi.

Lai izveidotu caurumus īpaši biezos tomos, dažreiz tiek izmantots urbis. Tomēr tā lietošana prasa piesardzību, prasmi un pareizu urbja diametru. Kas attiecas uz līmi, noteikumi ir ļoti vienkārši. Gumija ir aizliegta, jo to var drukāt uz citām loksnēm. Labas iespējas: parastā druka PVA, kazeīns un silikāts. Katram ir savas stiprās un vājās puses, taču kopumā tās visas ir aptuveni vienādas.

Svarīgs! Silikāta līme atstāj aiz dzeltenas garozas, un zīmulis nenodrošina aizsardzībai nepieciešamo fiksācijas līmeni.

Ir arī īpašas prasības attiecībā uz pavedieniem. Viņi jābūt vidēji biezai, ļoti izturīgai un neplūstošai. Mylar lente atbilst šiem kritērijiem. Ja tā trūkst, jums vajadzētu izmantot skarbu pavedienu. Arī kokvilna ir piemērota, bet tikai tad, ja tā ir daudzkārt salocīta (lai sabiezinātu un palielinātu izturību pret plīsumiem).

Svarīgs! Manuālā metode, izmantojot pavedienu, nav vienīgais iespējamais risinājums. Šūšanai ir izgudrotas īpašas mašīnas un mašīnas.Dažas no tām atsevišķas loksnes nostiprina ar atsperi, plastmasu vai metālu (pirmo iespēju ir viegli atšūt). Citi nodrošina adhezīvu bezšuvju savienošanu.

Soli pa solim instrukcijas, kā sašūt dokumentus ar diegu

Galvenā atšķirība starp metodēm ir caurumu skaits un attālums starp tiem. Saskaņā ar šo kritēriju izšķir metodes, kas paredzētas 2, 3, 4 un 5 caurumiem. Dažreiz tiek izmantota programmaparatūras papildu leņķiskā versija. Tomēr tas ir piemērots ierobežotam rakstu skaitam (nevis failiem un ziņojumiem).

Divos caurumos

Vienkāršākais variants. Piemērots tādu iekšējo dokumentu apstrādei, kuri pēc tam netiks iesniegti izskatīšanai ārējām iestādēm.

Darbību algoritms:

izdrukāt dokumentu, sakārtot lapas;
caurumot caurumus ar caurumu perforatoru;
vītne;
izveidojiet mezglu uz vītnes (nevajadzētu būt priekšpusē);
izgriezt lapu no šuves faila;
pielīmējiet to pāri mezglam, lai virves gali nebūtu pilnībā nosegti (tiem jābeidzas zemāk);
aizpildiet programmaparatūras lapu.

Aizpildāmie vienumi jau ir izdrukāti programmaparatūras lapā. Atliek tikai uztaisīt atbilstoša rakstura uzrakstus. Ieteicamā pastas krāsa: zila vai melna. Parasti šo jautājumu regulē standarti, kas izstrādāti pašā uzņēmumā.. Ja šāda dokumenta nav, darbs tiek veikts ar zilu pildspalvu.

Ja nav šuvju lapas, izgrieziet baltu papīra gabalu ar izmēru 3x5 cm, pēc tam pielīmējiet to un uzlieciet uzrakstu "šūts un numurēts". Papildus norādīts lappušu skaits, kā arī atbildīgās personas rekvizīti un paraksts, datums. Augšā ir zīmogs.

Svarīgs! Blīvējuma vietā var izmantot vaska nospiedumu, taču tas tiek uzskatīts par novecojušu un mazāk uzticamu pildījuma veidu.

Trīs punkcijas

Sākumā ir vērts precīzi noteikt, kur atradīsies caurumi. Ideālā gadījumā tiem jābūt centrētiem, ja vien nav noteikts citādi. Viņiem arī jāatrodas vienādā attālumā viens no otra. Tie jānovieto uz dokumenta kreisās malas.

Soli pa solim procesa attēlojums:

ar adatu izdariet punkciju tieši lapas kreisās malas vidū (adata ieiet no aizmugures un iznāk no priekšpuses);
veikt otro punkciju (adata ieiet no dokumenta priekšpuses un iznāk no aizmugures);
veikt trešo punkciju (adata ieiet no aizmugures un iznāk no priekšpuses);
atkārtoti ievietojiet adatu caurumā Nr. 1;
sasiet mezglu (atstājiet vismaz 7 cm no diega);
pielīmējiet programmaparatūras lapu;
apgalvot.

Četros

Darbību secība:

caurumu veidošana;
adatas ievietošana no aizmugures puses (tai jāieiet 2. caurumā, skaitot no labās uz kreiso pusi);
vītņot adatu un diegu 1 caurumā labajā pusē;
tad pavediens atkal tiek nosūtīts uz 2. caurumu labajā pusē;
pēc tam adata tiek nosūtīta uz 3. caurumu labajā pusē;
tad pārejiet uz tālāko kreiso punkciju;
atgriezties 3. bedrē;
paņemiet to uz otru pusi un izveidojiet mezglu.

Veidojot mezglu, jums jānodrošina, lai pavediens nevienā vietā nesaslīdētu. Viņai vajadzētu salabot lapas cieši un kārtīgi.

Piecos

Šo paņēmienu izmanto ārkārtīgi reti. Parasti uzraudzības un regulējošās iestādes ir apmierinātas ar iespēju ar 3–4 caurumiem. Palielinājums līdz 5 norāda, ka attiecīgie dokumenti ir dokumenti, kuriem ir visstingrākā atbildība un kas ir ārkārtīgi svarīgi. Piemēram, šādi tiek apstrādāti daži nodokļu ziņojumi.

Svarīgs! Ja ir 5 caurumi, līmētais taisnstūris ir jāizgriež no salvešu papīra, un caurumiem jāatrodas 5 cm attālumā viens no otra.

Adatas ievietošanas secība atkarībā no cauruma skaita (var skaitīt no jebkuras malas):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

Šajā posmā vītne ir jānostiprina ar mezglu.

Uz stūri

Hartu un dažus tirdzniecības nozares papīrus var uzšūt ar stūra metodi. Ar šo metodi tiek izveidots viens caurums ar perforatoru augšējā kreisajā stūrī. Tajā ievīta uz pusēm pārlocīta lente (40 cm). Ievietojiet to tā, lai izliektā vidusdaļa būtu aizmugurē, bet gali - priekšpusē.

Tālāk astes ir vītņotas cilpā. Tas rada mezglu. Tas ir jāpārvieto uz dokumenta pusi, kas nav priekšpuse, un jānostiprina ar taisnstūrveida papīra lapu. Uz papīra lapas viņi raksta:

sašūts, numurēts;
lapu skaits (burti un cipari, pēdējiem jābūt iekavās);
darbinieka iniciāļi kopā ar parakstu (pēdējais ir pirmais, pēc tam tiek norādīts tā atšifrējums).

Prasības iesieto dokumentu sagatavošanai

Nešujiet, izmantojot skavotāju, līmi vai saspraudes. Tie nenodrošina atbilstošu aizsardzības līmeni: ar šādām stiprinājuma metodēm jūs varat mierīgi noņemt stiprinājuma elementu, noņemt loksnes, nomainīt tās vai pievienot jaunas. Ja auditors, nodokļu dienests vai cita regulējošā iestāde redz šādi sašūtu dokumentu, organizācijai var rasties dažāda veida problēmas., sākot ar atteikšanos pieņemt atskaites un beidzot ar ultimāta izteikšanu nekavējoties labot visus svarīgos papīrus arhīvā.

Svarīgs! Ja šaubāties par savām prasmēm vai saskaraties ar nepieciešamību atkārtoti pārskatīt lielu dokumentu apjomu, ir lietderīgi vērsties pēc palīdzības pie speciālistiem. Šāda veida pakalpojumus sniedz arhīvi un tipogrāfijas. Tajā pašā laikā nav jāgaida tūlītēja pasūtījuma izpilde organizāciju noslogotības dēļ. Viņiem ir daudz darba, īpaši atskaišu un diplomu iesniegšanas periodā.

Caurumu skaitam faktiski ir svarīga loma. Nosakot vajadzīgo skaitu, jāsāk no līguma svarīguma. Satura ziņā vienkāršākā dokumentācija ir izšūta ar 2 caurumiem, bet īpaši vērtīga – ar 5 caurumiem.

Tiek ņemts vērā arī attālums starp caurumiem. Labākais variants: katrs atrodas 3 cm attālumā no iepriekšējā.Lai izpildītu prasības, tiek veikta sagatavošanas izlīdzināšana: viņi iepriekš plāno, kur nepieciešams izveidot caurumus. Tomēr Noteiktas līnijas ne vienmēr palīdz. Piemēram, šķībi caurumi bieži rodas, kārtojot ļoti biezus dokumentus vai žurnālus. Strādājot ar viņiem, jāizmanto īlens un jārīkojas īpaši uzmanīgi. Izmantoto diegu labāk iedurt adatā – tas palīdzēs pareizi un precīzi ievietot.

Liela uzmanība tiek pievērsta lappušu numerācijai. Galvenie punkti šajā jautājumā:

Tiek izmantoti arābu cipari;
cipari ir sakārtoti augošā secībā;
Izvietojums: augšējais labais stūris;
numurs nedrīkst pārsniegt lapas malu;
pieteikumi ir arī numurēti;
numerācijas veids lietojumprogrammai: nepārtraukts;
pievienojot vēstuli, atskaiti sastāda, sākot no aploksnes (uz tās uzliek pirmo numuru);
katra vēstules lapa ir numurēta atkarībā no pasniegšanas kārtības;
Strādājot ar lietu, kas uzrādīta vairākos sējumos, katra no tām saturs tiek numurēts atsevišķi.

Īpašs drukāšanai arī nepieciešama pieeja. Tas ir jāinstalē pēdējais un tā, lai tas vienlaikus atrastos programmaparatūras lapā un dokumentā. Ja individuālajam uzņēmējam nav personīgā zīmoga, viņš var izlaist šo soli.

Svarīgs! Ja dokuments pēc tam tiek ievietots mapē, tad mapes aizmugurē nav jālīmē lapa “šūta, numurēta, parakstīta”. Īstā vieta tam ir pēdējās sašūtās lapas aizmugure.

Aizpildot šūšanas lapu, nav nepieciešams sasmalcināt. Katrai informācijai jābūt viegli lasāmai. Nav pieļaujami arī saīsinājumi. Turklāt jums ir jāformatē ieraksts tā, lai tas būtu gan virs dokumenta, gan virs ielīmētā papīra taisnstūra.